TravelSpirit introduceert een nieuwe stap in het optimaliseren van werkprocessen voor reisorganisaties: de TravelSpirit Booking Engine, ontwikkeld in samenwerking met Airtrotter.
Door live-beschikbaarheid, boekbaarheid én administratie in één geïntegreerd platform samen te brengen, besparen reisorganisaties niet alleen tijd, maar verhogen ze ook hun conversie. We spreken met Michiel Stoffels, General Manager van TravelSpirit, en Stefan Dammers, oprichter van Airtrotter, over hun innovatieve samenwerking.
Kunnen jullie wat meer vertellen over TravelSpirit en Airtrotter?
Michiel: “TravelSpirit is een one-stop-shop voor software voor reisorganisaties. Dat betekent dat organisaties, van touroperators tot DMC’s en sinds kort ook retailers en ZSO’s, bij ons terecht kunnen voor software die hen ondersteunt in elke fase van de customer journey. Denk aan het zoeken naar een reis, inspiratie opdoen, voorbeeldreizen bekijken, een aanvraag indienen, offertes ontvangen en uiteindelijk boeken. Wij bestaan al vijftien jaar en bedienen momenteel zo’n 125 reisorganisaties in Nederland en België. De laatste twee jaar zijn we een nieuwe groeifase ingegaan waarin we fors investeren in innovatie en functionaliteit, zodat we voorop blijven lopen.”
Stefan: “Airtrotter is begonnen in 2017 als B2C-platform, waarbij we het idee hadden om verschillende API’s (Application Programming Interface) met realtime beschikbaarheid en boekingen te kunnen inschieten. Na deelname aan een acceleratieprogramma van Transavia, Riksja Travel en ANWB hebben we een pivot gedaan naar een B2B-constructie. We zijn ons toen gaan richten op het uitgeven van white-label met dezelfde achterliggende techniek, waarmee onze klanten zelf complete pakketten kunnen samenstellen. We hebben inmiddels een mooie klantenkring in Nederland, variërend van touroperators tot influencers. Onze focus ligt op automatisering en efficientie binnen bedrijfsprocessen.”
Hoe zijn jullie met elkaar in contact gekomen?
Stefan: “Tijdens dat acceleratieprogramma in 2021, waar we mee hebben gedaan als startup, was Michiel onze coach. Een aantal jaar verder kwamen we opnieuw in contact. TravelSpirit had behoefte aan boekbaarheid binnen hun systeem en wij kunnen dat leveren. Zo ontstond de samenwerking.”
Michiel: “Wij bouwen al vijftien jaar software, maar boekbaarheid ontbrak. Veel van onze klanten zijn topsegment touroperators, die zich onderscheiden op product. Je kan niet forceren dat ze alleen bepaalde API’s boeken of alleen het aanbod van Booking.com of Expedia. Een diner op het strand met een kampvuur is bijvoorbeeld niet boekbaar op Booking.com en onze klanten moeten dat wel kunnen regelen. Dus we hebben daar nooit echt op ingezet. Nu de techniek zich steeds verder ontwikkeld, API’s die steeds beter worden en het aanbod dat steeds verder groeit, kwam de vraag van onze klanten of we in ieder geval een deel van de offertes wél direct online boekbaar kunnen maken? Airtrotter heeft de techniek achter online boekbaarheid al helemaal uitgedacht. We hebben een integratie gebouwd met Airtrotter en niet met alle onderliggende API’s. Zo is de TravelSpirit Booking Engine ontstaan. De nieuwe tool zorgt ervoor dat onze klanten de komende maanden toegang gaan krijgen tot alle API’s waar Airtrotter mee gekoppeld is. Dat zit volledig geïntegreerd in alle andere functionaliteiten die onze klanten al gebruiken.”
Kan je wat meer vertellen over de TravelSpirit Booking Engine?
Michiel: “Door de TravelSpirit Booking Engine hoeven reisorganisaties niet langer te schakelen tussen losse systemen voor offertes, boekingen en administratie, maar kunnen ze alles vanuit één platform afhandelen, van maatwerkofferte tot facturatie en klantcommunicatie. Naast actuele prijzen en beschikbaarheid wordt ook uitgebreide content ontsloten, inclusief foto’s en beschrijvingen van accommodaties. Deze informatie kan direct worden aangepast aan de eigen doelgroep en stijl, zodat het past binnen bestaande reisvoorstellen.”
Wat is de rol van Airtrotter binnen de engine?
Stefan: “Als technisch leverancier hebben we een super-API gebouwd en binnen die API hebben we verschillende facetten, zoals accommodaties en activiteiten. We zijn gestart met endpoints voor accommodaties en landarrangementen. Binnen één API-call kunnen we verschillende leveranciers aanspreken. Daarnaast komen er ook steeds meer API’s bij. We hebben veel geleerd van onze startup-fase, zoals het constant onderhouden en vernieuwen van de koppelingen. Daar hebben we een heel team voor.”
Waarin verschilt dit van andere boekingstools?
Michiel: “Veel andere tools bieden slechts een deel van de oplossing. Je hebt dan nog een los CRM nodig, een facturatiesysteem, et cetera. Wij wilden vanaf dag één dat alles naadloos geïntegreerd zou zijn. Onze klanten hoeven niet te schakelen tussen systemen. En ook belangrijk: onze klanten kunnen werken met een mix van aanbod. Ze kunnen API-aanbod combineren met eigen lokale producten of unieke DMC-partners. Stel dat je een rondreis hebt met zes hotels, waarvan er drie via API boekbaar zijn en drie alleen per e-mail. Dan stuur je bij het klikken in de offerte op ‘boek nu’ automatisch drie API-calls uit én drie e-mails. Onze klanten kunnen zo maatwerkreizen blijven aanbieden, terwijl ze profiteren van de snelheid en efficiency van live boekbaarheid.”
Wat zijn de voordelen voor de gebruiker?
Michiel: “Efficiëntie. Het belangrijkste wat TravelSpirit oplost voor touroperators is het verhogen van de omzet per medewerker. Als je onze software goed gebruikt verhoog je de efficiëntie. Is je software slecht of gebruik je helemaal geen software, dan kost dat gewoon veel tijd. Zeker nu met de enorme stijging in loonkosten, maar ook de vakanties die duurder zijn geworden, is er behoefte aan een oplossing om reizen betaalbaar te houden voor de klant. Belangrijk is dat je dus meer reizen kan verkopen met het huidige aantal medewerkers. Daarnaast is onze gezamenlijke inkoopkracht ook een groot voordeel. Al onze klanten boeken samen ongeveer een half miljard euro aan reisomzet. Daardoor zijn we echt in staat om veel betere tarieven bij onderliggende beddenbanken te onderhandelen. Het levert je dus niet alleen meer efficiëntie op, maar ook gewoon lagere prijzen.”
Stefan: “De TravelSpirit Booking Engine een plug-and-play-oplossing. Voor kleine touroperators en DMC’s is het vaak lastig om goede contracten te sluiten met grote partijen zoals Expedia of Hotelsbeds. Het mooie is dat klanten dus geen aparte contracten hoeven af te sluiten met leveranciers. Klanten kunnen direct verschillende aspecten zoals content en prijzen ophalen en het product direct boeken. Je verhoogt ook je conversie. Als je binnen enkele minuten een scherpe prijs aan een klant kunt communiceren, is de kans groter dat ze boeken. Natuurlijk kun je ook je eigen contracten gebruiken. Geef ons de API en we integreren het.”
Hoe gebruiksvriendelijk is het systeem?
Michiel: “We hebben het zo gebouwd dat het helemaal past binnen alle andere functionaliteiten van TravelSpirit. Dat is een heel uitgebreid pakket, waar je de volledige journey in kan managen. Dus je CRM, workflow management, e-mail, telefonie, klantenprofielen, offertes, facturatie, debiteuren, crediteurenbeheer. Dat zit allemaal op één plek bij elkaar. Als je efficiënt wil worden, heeft het alleen maar zin als het daar naadloos in past. Je merkt nauwelijks dat je ergens anders aan het boeken bent. In de productdatabase kun je producten verrijken met content uit de API’s, maar je kunt ook je eigen content behouden. In de Visual Tour Builder kun je hotels uit je database of uit de API van Airtotter combineren en direct prijzen ophalen. Ook het administratieve proces is geïntegreerd: je kiest een kamer, haalt de prijs op, boekt direct en de backoffice wordt automatisch bijgewerkt.”
Stefan: “Het ophalen van prijzen is één druk op de knop, dus ook het communiceren met je klanten gaat veel sneller. Maar je kan ook direct acht verschillende hotels inboeken, waardoor je niet continu met lokale DMC’s hoeft te overleggen. De administratieve afhandeling verloopt via ons, dus onafhankelijk waar je boekt, Expedia, Booking.com, RateHawk, krijg je één factuur. We regelen het verder onderling met de beddenbanken. Goed om te weten, de API-content is aanpasbaar. Je kunt teksten, foto’s en kamertypes bewerken. Je kunt zelfs helemaal eigen content gebruiken en alleen de beschikbaarheid en prijs uit de API halen. Daarnaast kunnen klanten werken met een voorkeurslijst van hotels die ze zelf samenstellen, zodat alleen vertrouwde producten van jouw reisorganisatie getoond worden.”
Is er ook ondersteuning bij problemen?
Stefan: “Jazeker, we hebben een servicelaag toegevoegd tussen de klant en de leverancier. Als er iets misgaat, zoals een verkeerd kamertype, hoeft de klant niet met Expedia te bellen. Wij nemen optioneel het contact over en hebben directe lijnen met alle partijen. Maar in de praktijk gebeurt dit zelden. Minder dan 1% van de boekingen heeft problemen.”
Hoe verloopt de uitrol bij de eerste klanten?
Michiel: “We zijn gestart met een testfase bij Van Verre Reizen, een organisatie die bekendstaat om haar unieke maatwerkreizen. Wat we daar zien, is dat ze hun aanbod op een hele gebruiksvriendelijke manier kunnen inboeken, zonder in te leveren op maatwerk of flexibiliteit. Daarnaast kunnen ze hun assortiment makkelijker uitbreiden. Ze hoeven bijvoorbeeld niet eerst handmatig afspraken te maken met lokale leveranciers om een nieuw land toe te voegen. Als ze kansen zien, kunnen ze direct schakelen. In de komende vier tot zes weken gaan we de Booking Engine uitrollen naar meer klanten. Tegen het einde van het tweede kwartaal van dit jaar moet het systeem voor al onze TravelSpirit-gebruikers beschikbaar zijn. Klanten hoeven dan alleen een account bij Airtrotter te openen. Wij zorgen voor de koppeling en geven trainingen en demo’s om ze snel op weg te helpen.”
Welke plannen liggen er nog meer?
Michiel: “We zijn gestart met accommodaties, maar willen uitbreiden naar transfers, autohuur, activiteiten en vluchten. We doen dat stapsgewijs. Eerst de kwaliteit bewaken, dan opschalen. Ook willen we prijsvergelijking toevoegen, zodat klanten kunnen zien welk tarief het beste is voor hetzelfde hotel over meerdere API’s.”
